Es una filosofía innovadora que permite trabajar con la cantidad mínima de papel convirtiendo los documentos en formato digital, usa como herramienta de apoyo Internet, incrementando la productividad ya que centraliza la información, permitiendo registrar los documentos que reciben las áreas, almacenándolos de forma digital, eliminando el fotocopiado y el envío físico de los mismos para su gestión correspondiente; ahorra tiempo y reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.
Características
- Creación, envío, recepción, almacenamiento, recuperación y clasificación de memos, oficios, circulares y anexos.
- Acceso controlado al sistema de usuarios internos a los documentos de la dependencia.
- Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría. Uso de Firma Electrónica de documentos generados.
- Flujo de documentos conforme al organigrama de la dependencia.
- Gestión en línea de documentos generados en el sistema y de documentos impresos registrados.
Características
- Consulta de los documentos recibidos y turnados.
- Notificaciones PUSH de turnado de documentación y respuestas.
- Respuesta y atención de documentos turnados.
- Filtros de búsqueda de archivos archivados.
- Permite adjuntar documentación adicional a las respuestas.
- Acceso ágil y seguro con usuario y contraseña.
- Acceso en tiempo real.
Beneficios
- Mayor productividad.
- Ahorro de tiempo.
- Reducción de costos de insumos.
- Disminuye el tiempo de distribución de los documentos.
- Facilita el respaldo de los archivos.
- Mejora los espacios de trabajo en las oficinas.
- Garantiza la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
- Facilita la búsqueda y acceso a los documentos vía web.